Adjoint/adjointe de direction - #186660

Description de l'entreprise

La STC est un organisme spécialisé dans l’organisation et l’exploitation du transport collectif sur le territoire de la MRC de Pierre-De Saurel. Composée de 11 employés, la STC organise tous les services de transport : adapté, taxibus régional, circuit urbain et circuit interrégional.

La STC est également composée d’une équipe de conducteurs et est propriétaire d’une flotte de 6 minibus pour l’exploitation du transport adapté.

La STC est dirigé par un conseil d’administration composé de 3 élus locaux et 4 membres de la communauté, ainsi qu’un directeur général.

Mission

Sa mission est d’assurer une mobilité durable, régionale et interrégionale, en adéquation avec les besoins de la population.

Engagements

Offrir un service de proximité qui est confortable, accessible et sécuritaire.

Description de l’offre d’emploi

Sous l’autorité du directeur général, l’adjoint(e) de direction joue un rôle clé dans la gestion quotidienne et le bon fonctionnement des opérations administratives et organisationnelles. Il soutient la direction générale ou, lorsque requis, tout autre membre de l’équipe de gestion dans la coordination de la mission de l’organisme et contribue à l’amélioration des procédures administratives et communicationnelles.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

Volet - administratif

Réunion d’équipe ou avec des partenaires externes :

 Préparer l’ordre du jour ou le plan de travail ainsi que toute la documentation requise;

 Rédiger les comptes-rendus et les acheminer aux personnes concernées;

 Effectuer les suivis appropriés concernant l’avancement des tâches et le respect des échéanciers établis;

 Rédiger les avis de convocation et procéder à l’envoi de la documentation de toutes les assemblées du conseil d’administration;

 Assurer que toutes les données récurrentes soient finalisées par les équipes respectives dans les délais requis (statistiques, plaintes, etc.);

 Assurer la conformité des minutes officielles à l’aide des outils de gestion et de suivi en place;

 Assurer l’efficience, l’intégrité et le respect du plan de conservation et d’archivage ou de tout autre dossier administratif;

 Participer activement à la conception, la rédaction, la révision ou la coordination des politiques et des procédures administratives;

 Effectuer des audits internes relativement au respect de la politique de confidentialité et conseiller la direction générale dans l’élaboration des outils et des procédures administratives à mettre en place en ce sens.

Volet - communication

 Rédiger, réviser ou mettre en forme les correspondances et les rédactions officielles, notamment les lettres, les courriels, les communiqués de presse, les publications diverses, les ententes ou contrats, les notes de service, les rapports d’exploitation, les plans de développement ou tout autre document officiel requis dans l’exercice de la fonction;

 Assister l’équipe dans la préparation de présentations, de kiosque ou de conférences, qu’elles soient internes ou externes.

Volet – opérations

 Effectuer des recherches ou des analyses afin de supporter la direction générale dans la planification et le développement des services de transport et de l’organisation;

Volet – ressources humaines

 Contribuer à la gestion du recrutement et à la gestion des nouveaux employés;

 Planifier la rédaction des manuels des employés et de passation des connaissances pour chacune des classes d’emploi de l’organisme;

 Assurer la conformité et la mise à jour des dossiers employés, excluant la portion de la paie;

 Coordonner les vacances et les demandes de congé de l’équipe de gestion afin d’assurer l’équilibre et la continuité des opérations;

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
  
  

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
  
  

Expérience3 à 5 ans

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à coordonner et à déléguer
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles