Adjoint(e) administratif(-ive) - #227750

La personne titulaire du poste agit comme personne-ressource auprès des membres du personnel, des clients, des fournisseurs et des partenaires, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et d’organisation.

SOMMAIRE DU POSTE:

Sous la supervision de la direction, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel aux différentes fonctions de l’entreprise. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations quotidiennes en offrant un soutien à la paie, à la saisie de données de production, au service à la clientèle, aux communications internes et externes ainsi qu’à la gestion administrative générale.

La personne titulaire du poste agit comme personne-ressource auprès des membres du personnel, des clients, des fournisseurs et des partenaires, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et d’organisation.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration générale

• Répondre aux appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs.
• Gérer les courriels généraux de l’entreprise et rediriger les demandes au besoin.
• Effectuer diverses tâches administratives, de classement et d’archivage.
• Préparer, corriger et mettre en forme différents documents administratifs.
• Assurer le suivi de dossiers administratifs et opérationnels.
• Effectuer la collecte et la validation des informations nécessaires à la préparation de la paie.
• Préparer et transmettre différents documents administratifs.
• Respecter la confidentialité des informations traitées.

Soutien aux opérations et à la production

• Effectuer l’entrée de données de production dans les systèmes informatiques.
• Compiler, vérifier et mettre à jour différents indicateurs de performance.
• Préparer des tableaux de suivi, rapports statistiques, graphiques et présentations.
• Participer à la collecte et à l’analyse de données opérationnelles.
• Assurer la qualité et l’exactitude des informations saisies.

Service à la clientèle

• Offrir un soutien administratif au service à la clientèle.
• Effectuer le suivi de certaines demandes clients.
• Participer à la préparation de documents, formulaires et communications destinés aux clients.
• Assurer un service courtois et professionnel en tout temps.

Communications internes et externes

• Participer à la rédaction de communications internes destinées aux membres du personnel.
• Contribuer à la préparation de documents corporatifs, procédures et politiques.
• Mettre à jour certains contenus du site Web de l’entreprise.
• Participer à la gestion des communications sur les médias sociaux, notamment Facebook, LinkedIn ou autres plateformes.
• Soutenir la diffusion de l’information auprès du personnel, des clients et des partenaires.

Coordination d’événements et d’activités corporatives

• Participer à l’organisation d’événements internes et externes.
• Coordonner les réservations, inscriptions, fournitures et éléments logistiques nécessaires.
• Assurer le suivi des échéanciers et des communications liées aux événements.

Gestion des fournitures et équipements de bureau

• Assurer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau.
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs autorisés.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements administratifs et signaler les besoins d’entretien.

Politiques, procédures et amélioration continue

• Participer à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion des politiques et procédures administratives.
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs.
• Proposer des solutions visant à accroître l’efficacité et l’organisation du travail.

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES:

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC ou DEC) en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Expérience pertinente dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, Outlook et PowerPoint.
• Bonne capacité de communication et de rédaction en français et en anglais.
• Connaissance de l’espagnol, un atout.
• Connaissance des médias sociaux et des outils de communication numérique.
• Expérience dans un environnement manufacturier, un atout.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES:

• Sens élevé de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Grande autonomie et débrouillardise.
• Rigueur et souci du détail.
• Excellentes habiletés de communication.
• Esprit d’équipe et attitude positive.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

CONDITIONS PARTICULIÈRES:

• Poste à temps plein.
• Horaire de jour.
• Toute autre tâche connexe pouvant être demandée afin de soutenir les opérations de l’entreprise

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