Gestionnaire de propriété / Property Manager - #179983

JLL est à la recherche d'un(e) Gestionnaire de propriété pour se joindre à l'équipe. Relevant du Directeur Principal, le titulaire du poste assurera la supervision de l'ensemble des activités courantes des propriétés qui lui sont assignées (420 Notre-Dame, 465 et 485 McGill, Montréal). Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe, ainsi qu'avec les responsables des autres services de l'équipe d'exploitation.

CE QUE VOUS FEREZ

• Agir à titre de représentant du propriétaire de l’immeuble dans la gestion quotidienne des activités
• Établir et maintenir une relation d’affaires professionnelle avec les représentants des locataires
• Coordonner l’engagement des locataires en coordination avec la Conciergerie
• Se familiariser avec les conditions et exigences de tous les baux. Faire appliquer les clauses avec tact lorsque requis
• Inspecter régulièrement toutes les zones de l’immeuble
• Avec le Directeur d’exploitation, veiller à ce que les installations techniques de l’immeuble et la propriété soient propres, sécuritaires, écoénergétiques et fonctionnelles conformément aux codes du bâtiment
• Coordonner les améliorations de l’immeuble et les modifications apportées par les locataires. Assister aux diverses réunions de chantier
• Travailler en collaboration avec le directeur de l’exploitation afin de surveiller les indicateurs de performance de l’équipe de maintenance externe de la propriété
• Assurer la maintenance des locaux vacants de manière qu’ils restent sécuritaires, propres et présentables en tout temps
• Collaborer avec les équipes de location externes et prêter assistance lors de la visite de locaux
• Maintenir les lignes directrices relatives aux mesures d’urgence avec l’aide du Coordonnateur, Sécurité et protection incendie
• Maintenir à jour les procédures opérationnelles pour le stationnement
• Préparer annuellement les budgets des revenus et dépenses, de dépenses en capital et de planification à long terme
• Gérer les dépenses mensuelles d’exploitation en fonction du budget
• Préparer les rapports financiers trimestriels à l’intention de la direction avec le soutien de l’administrateur de propriété, et ce, en prenant bien soin de consigner et d’expliquer les écarts importants
• Prendre des mesures de recouvrement du loyer et d’autres comptes débiteurs au besoin selon les instructions du propriétaire
• Préparer les lettres et les avis de vérification destinés aux locataires
• Émettre et approuver les bons de commande et assurer le suivi de ceux-ci
• Coordonner tous les contrats de service
• S’assurer de connaître les spécifications des ententes de service et veiller à ce que les entrepreneurs respectent les dispositions des ententes conclues
• Renouveler les contrats de service à leur expiration ou relancer le processus de soumission
• Superviser le Coordonnateur administratif de l’immeuble
• Superviser l’ensemble du personnel de l’immeuble, y compris les employés contractuels, comme ceux qui sont chargés de la sécurité, le personnel du service de nettoyage et d’entretien, le concierge de jour, les entrepreneurs etc
• S’assurer de maximiser les revenus
• Exécuter tout autre tâche que pourrait lui déléguer son supérieur immédiat
  
  

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Diplôme universitaire de préférence en administration ou en gestion immobilière
• Un titre de RPA ou FMA ou CPM avec une combinaison d’expérience et de formation sera considéré comme équivalente
• Posséder un minimum de cinq à sept années d’expérience dans un rôle similaire
• Maîtrise du français et de l’anglais* (à l’oral comme à l’écrit)
• Excellentes aptitudes à la communication, de solides compétences en gestion
• Capacité de travailler efficacement avec d’autres personnes à tous les échelons
• Capacité à résoudre les problèmes de manière créative et à accomplir des tâches multiples et d’équilibrer les priorités efficacement
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en travail d’équipe
• Solide capacité d’analyse et de recherche
• Esprit d’initiative et très bonnes compétences en leadership
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale
• Capacité à mener à bien plusieurs tâches de front
• Capacité démontrée à travailler sous pression
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office mais surtout les logiciels Outlook, Excel et Word
• Connaissances comptables
• Concepts administratifs, principes de base, théories et pratiques de la comptabilité
• Processus de construction, y compris la lecture de croquis, de plans détaillés et de schémas
• Systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation d’immeubles (aussi regroupés sous le terme « systèmes CVAC »)
  
  

CE QU'IL Y A POUR VOUS

• Joignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial
• Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail
• Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel
• Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
  
  

JLL is seeking a Property Manager to join the team. Reporting to the Senior Director, Property Management, the incumbent will oversee all day-to-day operations of the properties located at 420 Notre-Dame, 465 and 485 McGill, Montréal, Québec. He or she will work closely with team other members, as well as with the managers of other departments on the operations team.

What You’ll Be Doing

• Represent the owner of the building in the day-to-day management of activities
• Establish and maintain a professional business relationship with tenant representatives
• Coordinate tenant engagement in cooperation with the Concierge Service.
• Familiarize him or herself with the terms and requirements of all leases. Enforce clauses tactfully when required
• Inspect all areas of the building regularly
• Together with the Operations Manager, ensure that the building's technical installations and the mechanical rooms are clean, safe, energy efficient and functional in accordance with building codes
• Coordinate building improvements and tenant modifications. Attend the various site meetings
• Work collaboratively with the Operations Manager to monitor the performance indicators of the property's external maintenance team
• Maintain vacant spaces to ensure they remain safe, clean and presentable at all times
• Work closely with external rental teams and assist with premises visits
• Maintain emergency response guidelines with the assistance of the Fire Safety and Protection Coordinator
• Maintain and enforce parking operational procedures.
• Prepare annual budgets for income and expenses, capital expenditures, and long-term planning
• Manage monthly operating expenses based on budget
• With the assistance of the Property Administrator, prepare quarterly financial reports for management, Explaining significant variances
• Take action to collect rent and other accounts receivable as required and directed by the owner
• Prepare letters and notices for tenants
• Issue, approve and follow up on purchase orders
• In conjunction with the Operations Manager and the Security Coordinator, closely monitor the application of all service contacts
• Read and understand all service agreements and ensure that contractors comply with the terms of the agreements in place
• Renew service contracts when they expire or restart the bidding process.
• Supervise the Property Coordinator
• Supervise all building staff, including contract employees, such as those in charge of security, cleaning and maintenance staff, day porter, contractors, etc.
• Maximize revenue
• Any other task delegated to him or her by the immediate superior
  
  

What We’re Looking For

• University degree preferably in administration or property management
• An RPA or FMA or CPM designation with a combination of experience and education will be considered equivalent
• Possess a minimum of five to seven years of experience in a similar role,
• Fluency in French and English* (both oral and written)
• Excellent communication skills, strong management skills
• Ability to work effectively with others at all levels
• Ability to solve problems creatively and multitask and balance priorities effectively
• Excellent interpersonal and teamwork skills
• Strong analytical and research skills
• Initiative and very good leadership skills
• Excellent written and verbal communication skills, in both French and English.
• Ability to multitask
• Demonstrated ability to work under pressure
• Very good knowledge of the Microsoft Office suite but especially Outlook, Excel and Word software
• Accounting knowledge, basic principles, theories and practices of accounting
• Construction process, including reading sketches, detailed plans, and schematics
• Building heating, ventilation and air conditioning systems (also referred to as HVAC systems)
  
  

What’s In It For You

• Join an industry leader and shape the future of commercial real estate
• Deep investment in cutting-edge technology to power your work
• Comprehensive and competitive benefits plan
• A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being
• Oral and/or written interactions with internal and external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, etc.) and out of Québec customers.