Technicien ou technicienne en administration - #104648

Université Laval


Date: 2 weeks ago
City: Quebec City, QC
Contract type: Full time
Numéro d'offre 13892Période d'affichage

Du 05-02-2024 au 18-02-2024

Lieu de travail

Service du développement professionnel
Pavillon Louis-Jacques-Casault
Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste Classe 15
Taux horaire: 28.57$ à 37.48$
Salaire annuel: 52 175.39$ à 68 447.10$
Numéro de poste: 70926

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement
Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif notamment dans le domaine de la gestion financière, de la gestion des études, de la gestion des ressources humaines ou de la gestion de projets afin d'assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur.

Attributions caractéristiques

  1. Assume la responsabilité de l'exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel.
  2. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d'application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d'améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle.
  3. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d'action.
  4. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources.
  5. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d'intermédiaire entre son secteur et divers intervenants.
  6. Assure la logistique de l'organisation de diverses activités reliées à son secteur.
  7. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l'équivalent
Expérience : Deux(2) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
  • chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information

Autres logiciels utilisés: Explo, Peoplesoft finance et RH, Complice, Power BI

Sous l’autorité de la coordonnatrice à l’administration, la personne sélectionnée travaillera en étroite collaboration avec le directeur-adjoint à l’administration, une technicienne en administration, une secrétaire de gestion et une agente de secrétariat. Faisant partie de l’équipe centrale du SDP elle sera amenée à collaborer avec tous les autres secteurs.

Tâches principales:

  • Développe, consolide et repense de manière constante les outils de suivi des transactions financières (extraction de données, montage de tableaux de suivi, tableaux de bord, présentation, analyse et explication des résultats) nécessaire pour les prévisions budgétaires annuelles et les redditions de compte; Identifie les causes possibles des problématiques et émet des recommandations;
  • Responsable des différentes redditions de compte de l’unité (différentes structures; autofinancement, budget de l’ULaval, subventions), avec l’appui de la coordonnatrice à l’administration;
  • Assure quotidiennement les suivis budgétaires et les transactions financières dans les budgets et projets financiers (ex : demandes d’achat, de paiement, de rémunération, rapports de dépenses, virements de budget, écritures de journal, redistributions rétroactives de salaire, demandes de service, dépôts, gestion des petites caisses, ouvertures de projets, etc.);
  • En collaboration avec l’équipe administrative, prend en charge les opérations financières de fin d’année, dont la démarcation et produit les rapports et justifications demandées;
  • En collaboration avec la technicienne en administration, agit à titre de personne-ressource auprès du personnel impliqués dans les transactions financières. À cet égard, explique et voit au respect des règles financières, des normes, procédures et convention en vigueur. Informe ses supérieurs de problématiques particulières;
  • Fait le suivis et les opérations financières en lien avec les différentes subventions qui lui sont attribuées; vérifie les documents comptables, s’assure qu’ils sont conformes aux normes des organismes subventionnaires et s’assure de la disponibilité des fonds;
  • Apporte une expertise technique des règles et procédures d’engagement des formateurs (non crédité); établit et saisit les contrats d’embauche pour les travailleurs autonomes, traite leurs factures;
  • Soutient la coordonnatrice à l’administration concernant les suivis rigoureux de certaines opérations RH; mouvements de postes, évaluation, mise à jour du dossier du personnel, processus d’accueil et de départ etc.
  • Assure la logistique de l’accueil du nouveau personnel, prépare les plans d’intégration, effectue le suivi des formulaires de demandes d’accès, voit à la disponibilité d’un espace de travail et du matériel requis;
  • Etc.
Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
***************@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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