Operations Administrator/ assistant(e) aux opérations - #189365

Summary Of The Role

assistant(e) aux opérations

Travaillant à Montréal

Nos équipes administratives jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre entreprise. Avec des projets complexes et stimulants à gérer chaque jour, nous avons besoin de personnes compétentes pour s'assurer que les bonnes informations sont disponibles au bon endroit et au bon moment.

Operations Administrator

Working in Montreal

Our administrative team play a critical role in the smooth running of our business. With complex, challenging projects being tackled every day, we need people who are skilled in making sure the right information is available in the right place and at the right time.

What You’ll Be Doing

Traitement des données

• Vérifier et compléter les feuilles de temps du personnel de chantier, conformément aux conventions collectives et procéder à la saisie des données.
• Compléter les contrats de service avec les informations au dossier client et saisir les données au fichier de suivi.
• Vérifier la concordance des entrées de paye et des fichiers de ventes.
• Traiter l’information en temps opportun et selon les échéanciers
• Création des factures et procéder à leur envoie électroniquement
• Répondre et diriger les appels téléphoniques
• Responsable de l'achat des fournitures de bureau;
• Supporter l’équipe avec différents projets;
• Collaborer et participer aux tâches communes
• Rédiger des courriels, des lettres, des formulaires ou des soumissions selon les besoins
• Suivi de courriel et de demandes variées auprès des clients
• Responsable de l’inventaire et achats des vêtements de travail
• Demandes et suivis des dossiers de conduite
• Check and complete time sheets for site personnel, in accordance with collective agreements, and enter data.
• Complete service contracts with customer file information and enter data in tracking file.
• Verify reconciliation of payroll entries and sales files.
• Process information in a timely manner and according to deadlines.
• Create invoices and send electronically.
• Answer and direct telephone calls
• Responsible for purchasing office supplies;
• Support the team with various projects;
• Collaborate and participate in common tasks
• Draft e-mails, letters, forms or submissions as required;
• Follow-up on e-mails and various customer requests
• Responsible for work clothing inventory and purchasing
• Requests and follow-ups on driving files
  
  
  

What You’ll Need

Compétences clés

• Expérience préalable dans un poste similaire
• Capacité à travailler de manière totalement autonome dans tous les domaines concernés, sous supervision et selon les instructions et procédures.
• Accent mis sur la collecte, le traitement et la vérification des données ainsi que leur archivage, connaissances de base des processus métier et des sous-systèmes concernés. Précision et souci du détail indispensables.
• Capacité d'adaptation et aptitude au travail multitâche dans un environnement dynamique.
• Expérience professionnelle dans les systèmes administratifs et départementaux, et maîtrise de la suite MS Office.
• Maîtrise courante de l'anglais et du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Une expérience pertinente dans l'un des secteurs suivants serait un atout : génie civil, construction, énergies renouvelables, pétrole et gaz, offshore, ports et mines.
• 2 à 4 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Formation professionnelle intermédiaire dans une discipline administrative.
• Previous experience in similar role
• Able to work fully independently on all result areas under supervision and guidance according to instructions and procedures.
• Emphasis on collecting, processing and checking data and archiving data, basic knowledge of business process and relevant sub-systems. Accuracy and attention to details is an essential.
• Adaptable and able to multitask in a fast-paced environment.
• Professional level experience in departmental and administrative systems, and MS Office suite
• English and French, fluent proficiency verbal and written
• Relevant experience in any of the following sectors would be an advantage: civil engineering, construction, renewables, oil and gas, offshore, ports and mining
• 2-4 years years of relevant work experience
• Intermediate vocational education in an administrative discipline
  
  
  

What You’ll Get

• Assurance maladie et dentaire
• Contribution équivalente à celle de GRSP
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Programme et initiatives de bien-être parrainés par l'entreprise
• Remboursement des frais de scolarité
• Tenue décontractée
• Événements sociaux parrainés par l'entreprise
• Health and Dental Benefits
• GRSP match
• Employee Assistance Program (EAP)
• Company sponsored wellness program and initiatives
• Educational Reimbursements
• Casual dress
• Company sponsored social events
  
  
  

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